I recently ordered a nice pullover from an online shop. It was just beautiful, and I had to have it! But the day it was delivered, I could not have been more disappointed. The fabric was too thin, and the colors were kind of faded.
I guess you are familiar with similar situations.
What to do?
The best way to deal with this situation is to call customer service. I’m going to show you
some handy phrases you could use if this happens in Germany, Austria, or some cantons of Switzerland.
In the beginning, let me introduce you to some basic:
7 Key German Phrases For Customer Service:
- 🇩🇪 der/ein Kundenservice – 🇺🇸 customer service
- 🇩🇪 die/eine Beratung -🇺🇸 a consultation
- 🇩🇪 die/eine Dienstleistung – 🇺🇸 a service
- 🇩🇪 ein/das Produkt – 🇺🇸 a product
- 🇩🇪 ein/der Einkaufswagen – 🇺🇸 a shopping cart
- 🇩🇪 eine/die Einkaufsliste – 🇺🇸 a shopping list
- 🇩🇪 ein/der Kassenzettel* – 🇺🇸 a receipt
*you might also say ein Kassenbon/ eine Quittung / ein Beleg – there are many words for a receipt in German, but the most commonly used one is “der Kassenzettel”.
Let’s suppose you want to lodge a complaint, return or exchange a product. These Phrases For Customer Service might make the explanation of your request easier for you:
- 🇩🇪 die/eine Beschwerde – 🇺🇸 a complaint
- 🇩🇪 die/eine Anfrage or die Bitte – 🇺🇸 a request*
- 🇩🇪 zurückgeben – 🇺🇸 to return
- 🇩🇪 umtauschen – 🇺🇸 to exchange
- 🇩🇪 umbuchen – 🇺🇸 to rebook
- 🇩🇪 fehlerhaft/defekt – 🇺🇸 defective
- 🇩🇪 unzufrieden – 🇺🇸 dissatisfied
- 🇩🇪 gute/schlechte Qualität – 🇺🇸 good/bad quality
- 🇩🇪 die/eine Garantie – 🇺🇸 a warranty
- 🇩🇪 die/eine Entschädigung – 🇺🇸 a compensation payment
- 🇩🇪 die/eine Entschuldigung – 🇺🇸 an apology
- 🇩🇪 der/ein Gutschein – 🇺🇸 a voucher
- 🇩🇪 die/eine Unannehmlichkeit – 🇺🇸 an inconvenience
- 🇩🇪 die/eine Antwort – 🇺🇸 a reply/ a response
- 🇩🇪 ein Formular ausfüllen – 🇺🇸 to fill out a form
*good to know: “die Anfrage” is more like describing the whole process, while you use “die Bitte” when you directly turn to somebody: “I have a request” – “Ich habe eine Bitte”.
And an extra word: der/ein Warentrenner – a grocery divider (did you finish putting your groceries on the cash desk? Do not forget to put the grocery divider behind them!)
So now, it’s great to know these phrases, but wouldn’t it be much better to be able to put them into sentences? Here are some examples:
🇩🇪 Entschuldigung, wo ist der Kundenservice?
🇺🇸 Excuse me, where is the customer service?
🇩🇪 Können Sie mir die Nummer von dem Kundenservice sagen?
🇺🇸 Could you tell me the phone number of the customer service?
🇩🇪 Das Produkt ist defekt. Ich will es zurückgeben.
🇺🇸 The product is defective. I want to return it.
🇩🇪 Gibt es eine Garantie auf dieses Produkt?
🇺🇸 Is there a warranty for this product?
🇩🇪 Füllen Sie, bitte, dieses Formular aus.
🇺🇸 Please fill in this form.
🇩🇪 Ich möchte ein Formular ausfüllen.
🇺🇸 I’d like to fill in a form.
🇩🇪 Dieses Hemd hat eine sehr gute Qualität.
🇺🇸 This shirt is of very good quality.
🇩🇪 Möchten Sie den Kassenzettel mitnehmen?
🇺🇸 Would you like to take the receipt with you?
🇩🇪 Ich habe keine Antwort bekommen.
🇺🇸 I didn’t get a response.
🇩🇪 Wir bitten um Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.
🇺🇸 We apologize for the inconvenience.
🇩🇪 Sind Sie zufrieden mit unserer Dienstleistung?
🇺🇸 Are you satisfied with our services?
🇩🇪 Ich würde gerne eine Beschwerde einreichen.
🇺🇸 I’d like to hand in a complaint.
How to use German Customer Service Phrases in a real-life Situation
Below, you can see an example of a possible dialogue with customer service while returning a pullover.
🇩🇪 Guten Morgen, wie kann ich Ihnen helfen?
🇺🇸 Good morning, how can I help you?
🇩🇪 Hallo, ich habe ein Problem mit dem Pullover. Ich habe ihn online gekauft.
🇺🇸 Hello, I’ve got a problem with the pullover. I bought it online.
🇩🇪 Was ist das genaue Problem?
🇺🇸 What is the problem exactly?
🇩🇪 Mir gefällt die Qualität nicht. Das Material ist dünn. Ich konnte es auf den Fotos nicht sehen.
🇺🇸 I don’t like the quality. The fabric is thin. I didn’t see this in the photos.
🇩🇪 Ich verstehe. Wollen Sie es zurückgeben?
🇺🇸 I understand. Would you like to return it?
🇩🇪 Ja, gerne.
🇺🇸 Yes, please.
🇩🇪 Füllen Sie bitte dieses Formular aus. Wollen Sie eine Entschädigung oder einen Gutschein?
🇺🇸 Fill in this form, please. Would you like to get a compensation payment or a voucher?
🇩🇪 Ich nehme die Entschädigung. Vielen Dank für Ihre Hilfe.
🇺🇸 I’ll take the compensation payment. Thank you very much for your help.
How to Deal with Customer Service in Germany
Apart from the language, it is good to know a bit of the German culture and how to behave while shopping. So let me give you some advice:
Firstly, always be polite and respectful to other customers as well as to the shop staff. There will always be a shop employee nearby, who will be happy to answer your question.
Be careful to stay “tidy”. Germans don’t like it when you take many clothes at once into the dressing room or when you leave a mess behind you.
And finally, don’t forget to wish the cashier a good day when you leave! It’s not usual in some countries, but very important in Germany.
10 Helpful Customer Service Expressions
Let us continue with more complex phrases. Here are another ten real-life examples:
🇩🇪 Ich kann an dem Termin nicht kommen. Ich würde gerne meine Reservierung umbuchen.
🇺🇸 I cannot make this appointment. I would like to rebook my reservation.
🇩🇪 Das Konzert wurde abgesagt. Wie kann ich das Geld zurückbekommen?
🇺🇸 The concert was canceled. How can I get the money back?
🇩🇪 Unser Zug hat eine Stunde Verspätung. Wir bitten um Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.
🇺🇸 Our train is delayed by one hour. We are sorry for the inconvenience.
🇩🇪 Sie können dieses Produkt leider nicht mehr zurückgeben. Die Garantie ist abgelaufen.
🇺🇸 Unfortunately, you can’t return this product anymore. The warranty has expired.
🇩🇪 Wenn Sie drei paar Schuhe kaufen, bekommen Sie fünfzig Prozent Rabatt.
🇺🇸 If you buy three pairs of shoes, you will receive a fifty percent discount.
🇩🇪 Wo finde ich die Herrenabteilung?
🇺🇸 Where do I find the menswear?
🇩🇪 Haben Sie unsere Kundenkarte?
🇺🇸 Do you have our loyalty card?
🇩🇪 Ohne den Kassenzettel kann ich ihnen keine Entschädigung auszahlen.
🇺🇸 I can’t give you any compensation without the receipt.
🇩🇪 Wenn Sie Probleme haben, rufen Sie bitte unsere kostenlose Hotline an.
🇺🇸 If you have any issues, please call our free Hotline.
🇩🇪 Ich fürchte, wir haben dieses Buch nicht mehr. Soll ich es für Sie bestellen?
🇺🇸 I am afraid we don’t have this book anymore. Should I order it for you?
